tugas

TUGAS MANAJEMEN MUTU

IMAM KURNIAWAN

2243.07.035

1.       Mutu (Quality)

·         Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan.

·         Totalitas dari bentuk dan karakteristik suatu produk atau jasa yang tergantung pada kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan yang dinyatakannya.

·         Cocok dengan maksudnya, sesuai dengan persyaratan. Produk didesain dan dibuat untuk melaksanakan tugas dengan baik.

Menurut Zeithami (1990) Sebagai seberapa jauh perbedaan antara kenyataan dan harapan pelanggan atas pelayanan yang mereka terima / peroleh.

Menurut Tjiptono (2004) Terpusat pada upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan pelanggan serta ketetapan penyampaiannya untuk mengimbangi harapan pelanggan.

2.       Standar

adalah kesepakatan-kesepakatan yang telah didokumentasikan yang di dalamnya terdiri antara lain mengenai spesifikasi-spesifikasi teknis atau kriteria-kriteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan, petunjuk, atau definisi-definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses, atau jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan.

3.       Kepuasan pelanggan

·         Persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya persyaratan pelanggan.

·         Menurut Brown (1992) Suatu kondisi dimana kebutuhan, keinginan dan harapan konsumen terhadap sebuah produk dan jasa, sesuai atau terpenuhi dengan penampilan dari produk & jasa.

·         Menurut Wells dan Prensky (1996) Kepuasan atau ketidakpuasan merupakan suatu sikap konsumen terhadap produk & jasa sebagai hasil dari evaluasi konsumen berdasarkan pelanggan konsumen setelah menggunakan produk & jasa.

4.       Pelanggan (Customers)

·         Setiap orang yang dipengaruhi produk atau proses. Pelanggan terdiri dari pelanggan eksternal ( external customers) dan pelanggan internal (internal customers).

·         Organisasi atau orang yang Menerima produk atau jasa

5.       Organisasi

Kelompok orang dan fasilitas dengan pengaturan tanggung jawab, hubungan, dan wewenang.

Organisasi atau orang yang Menerima produk atau jasa

6.       Pemasok

·         Pihak yang bertanggung jawab untuk produk, proses atau jasa dan dapat meyakinkan bahwa kepastian mutu (Quality assurance) dilaksanakan. Definisi ini dapat diberlakukan untuk pabrikan, distributor, importer, perakit, organisasi jasa dan lain-lain.

·         Organisasi atau orang yang menyediakan produk atau jasa.

7.       Manajemen Mutu

·         Aspek dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan dan menerapkan kebijakan mutu. Pencapaian mutu yang dikehendaki membutuhkan komitmen dan partisipasi dari semua anggota organisasi dan tanggung jawab manajemen mutu dipundak manajemen puncak.

·         Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.

8.       Sasaran Mutu

Sesuatu yang dicari atau dituju berkaitan dengan mutu.

9.       Kebijakan Mutu (Quality Policy)

·         Tujuan mutu secara keseluruhan dan arahan dari suatu organisasi mengenai mutu, yang secara formal dinyatakan oleh manajemen puncak. Kebijakan mutu membentuk salah satu unsure dari kebijakan korporat yang diotorisasi oleh manajemen.

·         Maksud dan arahan  menyeluruh organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan oleh pimpinan puncak.

10.   Tanggung Jawab Manajemen

Kebijakan mutu harus didefinisikan, didokumentasikan, dimengerti, dan dilaksanakan

Bagan struktur organisasi harus ada dan personnel untuk aktivitas verifikasi yang tercantum dalam elemen standar ini.

11.   Pengelolaan Sumber Daya

Proses Pengelolaan yang mempertimbangkan hubungan timbal balik antara SDM dan SDA dalam menyusun dan mengimplementasikan suatu rencana terpadu.

12.   Pengukuran dan Peningkatan berkelanjutan Mutu.

Mengukur kinerja organisasi merupakan kunci untuk mencapai efektifitas dan efisiensi. Hasil pengukuran kinerja tersebut akan digunakan sebagai dasar untuk membandingkan antara apa yang telah dicapai dengan apa yang seharusnya dicapai oleh organisasi. Organisasi harus secara berkesinambungan memantau tindakan peningkatan, termasuk penerapan agar dapat digunakan sebagai salah satu masukan tinjauan manajemen yang nantinya akan digunakan sebagai alat untuk meningkatkan kinerja organisasi.

ISO
Organisasi Internasional untuk Standardisasi

International Organization for Standardization (ISO atau Iso)) adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standar nasional setiap negara.

                Didirikan pada 23 Februari 1927, ISO menetapkan standar-standar industrial dan komersial dunia. ISO, yang merupakan lembaga nirlaba internasional, pada awalnya dibentuk untuk membuat dan memperkenalkan standardisasi internasional untuk apa saja. Standar yang sudah kita kenal antara lain standar jenis film fotografi, ukuran kartu telepon, kartu ATM Bank, ukuran dan ketebalan kertas dan lainnya. Dalam menetapkan suatu standar tersebut mereka mengundang wakil anggotanya dari 130 negara untuk duduk dalam Komite Teknis (TC), Sub Komite (SC) dan Kelompok Kerja (WG).

Penerapan ISO di suatu perusahaan berguna untuk:

•       Meningkatkan citra perusahaan

•        Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan

•        Meningkatkan efisiensi kegiatan

•        Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act)

•        Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan

•        Mengurangi resiko usaha

•        Meningkatkan daya saing

ISO / IEC 21000 (MPEG-21)

ISO / IEC 21000 (MPEG-21) seri Standar Internasional mendefinisikan kerangka terbuka untuk pengiriman multimedia dan konsumsi, dengan kedua pencipta konten dan konsumen konten sebagai titik fokus. Visi untuk MPEG-21 adalah untuk menetapkan kerangka kerja multimedia untuk mengaktifkan dan transparan ditambah penggunaan sumber daya multimedia di berbagai jaringan dan perangkat yang digunakan oleh komunitas yang berbeda.

ISO / IEC TR 2100-1:2004 menggambarkan lingkungan multimedia yang didasarkan atas penggunaan jaringan di mana-mana dan ditujukan untuk mendorong model bisnis baru untuk perdagangan konten digital.

ISO / IEC 21000-2:2005 menetapkan representasi seragam dan fleksibel abstraksi dan interoperable untuk menyatakan struktur dan susunan Produk Digital.

ISO/IEC 21000-3:2003 provides a simple but flexible mechanism to: ISO / IEC 21000-3:2003 menyediakan mekanisme sederhana namun fleksibel untuk:

•        Unik mengidentifikasi Produk Digital dan bagiannya (termasuk sumber daya)

•        Unik mengidentifikasi IP terkait dengan Produk Digital (dan bagiannya), untuk abstraksi misalnya

•        Unik mengidentifikasi Skema Deskripsi

•        menghubungkan Produk Digital dengan informasi terkait seperti metadata deskriptif (non-normatif).

ISO / IEC 21000-4:2006 menetapkan bagaimana memasukkan Manajemen Kekayaan Intelektual dan Perlindungan (IPMP) informasi dan dilindungi bagian dalam Item Digital.

ISO / IEC 21000-5:2004 menentukan sintaks dan semantik dari Hak Ekspresi Bahasa.

ISO / IEC 21000-6:2004 menggambarkan Hak Kamus Data yang terdiri dari serangkaian istilah yang jelas, konsisten, terstruktur, terpadu dan unik diidentifikasi untuk mendukung MPEG-21 Hak Ekspresi Bahasa (REL), ISO / IEC 21000-5.

ISO / IEC 21000-7:2007 menentukan sintaks dan semantik alat yang dapat digunakan untuk membantu adaptasi Produk Digital, yaitu Item Digital Deklarasi dan sumber daya yang direferensikan oleh deklarasi.

ISO / IEC 21000-8:2008 menggambarkan referensi perangkat lunak menerapkan klausa normatif bagian lain dari ISO / IEC 21000.

ISO 9000

    ISO 9000 ialah standard bertulis yang menetap dan menerangkan elemen-elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikan produk atau perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak pelanggan.  

Prinsip ISO 9000 :

—  Pertama, ISO 9000 ialah standard untuk sistem kualiti dan bukan standard bagi produk atau perkhidmatan.  

—  Kedua, ISO 9000 berasaskan kepada dokumentasi. Prinsip ini menekankan kepada: dokumenkan apa yang dibuat; buat apa yang didokumenkan; dan buktikan.  

—  Ketiga, ISO 9000 menekankan pencegahan (prevention) dan bukan pembetulan (remedial). Mencegah masalah berlaku dan bukan mengatasi masalah selepas ianya berlaku.  

—  Keempat, ISO 9000 ialah satu standard menyeluruh (universal). Ia hanya mengutarakan keperluan asas secara umum manakala cara pencapaiannya akan ditentukan oleh organisasi sendiri. Fokusnya ialah `apa yang perlu diadakan dan tidak bagaimana hendak melakukannya'. 

Elemen :

—  Tanggungjawab Pengurusan

—  Sistem Kualiti

—  Semakan Kontrak

—  Kawalan Rekabentuk

—  Kawalan Dokument dan Data Perolehan

—  Perolehan

—  Kawalan Produk yang Dibekalkan oleh Pelanggan

—  Identifikasi dan Kemudahkesanan Produk

—  Kawalan Proses

—  Pemeriksaan dan Pengujian

—  Kawalan Peralatan Pemeriksaan, Pengukuran dan Pengujian

—  Status Pemeriksaan dan Pengujian

—  Kawalan Produk yang Tidak Memenuhi Keperluan yang Ditetapkan

—  Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

—  Pengendalian, Penyimpanan, Pembungkusan, Pemeliharaan dan Penghantaran

—  Kawalan Rekod-rekod Kualliti

—  Audit Kualiti Dalaman

—  Latihan

—  Khidmat Susulan

—  Teknik-teknik Statistik 

MANFAAT ISO 9000

—  ASPEK KONSISTENSI PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN

—  ASPEK PENGENDALIAN PENCEGAHAN

—  ASPEK PERTUMBUHAN DAN PENGEMBANGAN PERUSAHAAN

ISO 14000

   Bagian dari seri ISO-14000 yang merupakan suatu sistem yang mengorganisasikan Kebijakan Lingkungan, perencanaan, implementasi, pemeriksaan, tindakan koreksi dan tinjauan manajemen perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan lingkungan sehingga tercapai perbaikan lingkungan yang bersifat terus menerus atau berkesinambungan.

Keuntungan-keuntungan Sertifikasi ISO-14000

1. Perlindungan Lingkungan

a. Mengurangi/meminimalisasi limbah

b. Optimalisasi penggunaan sumber-sumber alam

c. Membantu mengatasi isu-isu lingkungan global

2. Dasar Persaingan Yang Setara

ISO-14000 akan mengurangi sekecil mungkin timbulnya perbedaanperbedaan pembiayaan lingkungan oleh sebab perbedaan sistem/geografi.

3. Keseuaian Terhadap Peraturan-peraturan Yang Ada

Dengan menggunakan Sertifikat ISO-14000 dalam pengelolaan lingkungan terbuka kesempatan kemampu telusuran dan kesesuaian dokumen-dokumen

dalam mendukung peraturan yang ada.

4. Terbentuknya Sistem Manajemen Yang Efektif

Dengan adanya bermacam-macam tuntutan terhadap perusahaan tentang pengelolaan lingkungan hidup, sistem manajemen lingkungan akan membuat pengelolaan lebih efektif dan mampu berkiprah dalam dunia percaturan Internasional

5. Memiliki Kekuatan Pasar

a. Mampu memasuki pasar dengan produk ramah lingkungan

b . Meningkatkan peran pasar (Market Share)

c. Memenuhi persyaratan pelanggan

d . Membuka peluang investasi

6. Pengurangan Biaya

Dasar utama dalam penekanan biaya adalah mengurangi penanganan bahan

kimia dan sisa-sisa/limbah lainnya.

7. Pengurangan Kerugian

“Sistem” akan melindungi atau meminimumkan akibat ke lingkungan, dan juga meminimumkan akibat buruk bagi karyawan, pengurangan luka dan penyakit jika perusahaan mengadopsi sistem manajemen lingkungan ISO-

14000.

8. Meningkatkan Hubungan Masyarakat

Dalam “Gall-up” pool 1994, di dapat bahwa warga di 24 negara (industri & sedang berkembang) mempertimbangkan perlindungan lingkungan lebih penting dari pada pertumbuhan ekonomi. Jika perusahaan mengembangkan program pengelolaan lingkungan, ini berarti mengembangkan hubungan

kemasyarakatan

9. Mengembangkan Kepercayaan dan Kepuasan Pelanggan

Dengan dimilikinya sertifikat ISO-14001, pelanggan akan merasa lebih aman dan lingkungannya terlindungi. Hal ini akan meyakinkan pelanggan bahwa pemasok peduli lingkungan dan mempunyai dokumen yang sesuai untuk

mendukung pernyataan tersebut.

10. Mengembangkan Perhatian Manajemen Yang Lebih Tinggi

Diwakyang lalu, departemen lingkungan dipandang oleh beberapa perusahaan sebagai kegiatan pemborosan biaya. dengan ISO-14000 departemen lingkungan dipandang positif dan meru[pajkan konponen penting

dalam perusahaan. keseluruhan proses dalam mencapai sertifikasi ISO- 14000 akan merangsang manajemen lebih berkembang dan lebih menghargai pengelolaan lingkungan.

ISO 11000

Kami belum temukan

OHSAS 1800

OHSAS 1800 adalahmenyediakan pedoman luas untuk pemantauan, pengendalian dan meningkatkan efektivitas kerja kesehatan organisasi dan inisiatif keselamatan.

OHSAS 18001 untuk menunjukkan organisasi yang mampu mengelola 'kesejahteraan karyawan di dalam lingkungan kerja, meminimalkan bisnis risiko dan menunjukkan tingkat internasional yang diakui Kesehatan dan Keselamatan manajemen.

OHSAS 18002 menjelaskan persyaratan spesifikasi dan menunjukkan bagaimana bekerja menuju implementation and registration. pelaksanaan dan registrasi.

Manfaat OHSAS 18000

1) Manajemen OH & S Proaktif - Mengurangi Resiko OH & S

        Manajemen mengurangi resiko OH & S dengan memiliki sistem manajemen di tempat yang jelas-jelas mendefinisikan peran dan metrik kinerja. Meningkatkan kepatuhan dengan & S hukum persyaratan OH dan membantu organisasi menjadi lebih proaktif dalam mengelola masalah OH & S.

2) Simpan Uang

Menyediakan alat untuk mengidentifikasi dan bertindak atas inisiatif pengurangan biaya yang terkait dengan beban OH & S premi, kehilangan produktivitas, Workwell denda, dll.

3) Pemasaran & Peluang Goodwill

OHSAS 18000 pendaftaran akan memiliki beberapa pelanggan dan karyawan mempersepsikan manajemen bersikap proaktif, bertanggung jawab dan serius tentang & S keprihatinan OH.

4) Peningkatan Berkelanjutan

OHSAS 18000 menyediakan alat untuk mengidentifikasi dan bertindak atas takeout biaya dan perbaikan lainnya . peluang. OHSAS 18000 memaksa Tim Manajemen untuk lebih bertanggung jawab perbaikan secara kontinyu

International Workshop Agreement (IWA)

adalah senjata lain ISO untuk memberikan respon yang cepat persyaratan untuk standardisasi di daerah di mana struktur teknis dan keahlian tidak sedang di tempat.

IWA dasarnya mendapat dokumen normatif ke pasar relatif cepat dengan peluang yang akan segera membangun dirinya sebagai standar de facto, pilihan kemudian ada yang mengubahnya menjadi Standar Internasional penuh pada tahap berikutnya.

Sedangkan proses hukum tetap merupakan konsep dasar untuk semua kegiatan ISO, diharapkan bahwa prosedur-prosedur baru dan kiriman akan menunjukkan kesediaan ISO untuk menjadi fleksibel dan responsif terhadap kebutuhan dunia untuk standar teknis.

Siklus Deming

W. Edwards Deming di tahun 1950 mengusulkan bahwa proses bisnis harus dianalisis dan diukur untuk mengidentifikasi sumber dari variasi yang menyebabkan produk untuk menyimpang dari persyaratan pelanggan. Dia merekomendasikan bahwa bisnis proses ditempatkan dalam sebuah loop umpan balik yang kontinu sehingga manajer dapat mengidentifikasi dan mengubah bagian dari proses yang masih perlu ditingkatkan. Sebagai guru, Deming menciptakan (agak disederhanakan) diagram untuk menggambarkan proses ini terus menerus, umumnya dikenal sebagai siklus PDCA Plan, Do, Check, Act *:

—  PLAN : Memperbaiki proses bisnis atau komponen Design untuk meningkatkan hasil.

—  DO : Melaksanakan rencana dan mengukur kinerjanya.

—  CHECK : Menilai pengukuran dan melaporkan hasilnya kepada pengambil keputusan.

—  ACT: Tentukan perubahan yang diperlukan untuk memperbaiki proses.

Siklus PDCA Deming dapat digambarkan sebagai berikut:

Fokus Deming adalah pada proses produksi industri, dan tingkat perbaikan ia berusaha berada di tingkat produksi. Pada perusahaan pasca-industri modern, jenis-jenis perbaikan masih dibutuhkan tetapi driver kinerja nyata sering terjadi pada tingkat strategi bisnis. Penyebaran Strategis adalah proses yang lain, tetapi memiliki relatif variasi jangka panjang karena perusahaan besar tidak bisa berubah secepat unit usaha kecil. Namun, inisiatif strategis dapat dan harus ditempatkan dalam sebuah loop umpan balik, lengkap dengan pengukuran dan perencanaan terkait dalam siklus PDCA. Untuk menggambarkan hubungan proses unit bisnis untuk proses strategis, kita dapat membangun dua siklus .

PDCA bersarang:

Ini 'roda dalam roda' menggambarkan hubungan antara manajemen strategis dan manajemen unit bisnis dalam sebuah perusahaan besar. Ada beberapa unit bisnis benar-benar terpisah, tentu saja, masing-masing dengan mengatur sendiri metrik, tujuan, target dan inisiatif. Tetapi angka ini menggambarkan gagasan bahwa aktivitas bisnis merupakan bagian DO dari upaya strategis secara keseluruhan.

Catatan: Siklus PDCA ternyata awalnya dikembangkan oleh Walter A, Shewhart, Bell Laboratories ilmuwan yang adalah sahabat Deming dan mentor, dan pengembang Statistical Process Control (SPC) pada akhir tahun 1920. Jadi kadang-kadang ini disebut sebagai "Shewhart Cycle". Ada juga beberapa variasi baru konsep ini. Lihat Pria yang Ditemukan Kualitas oleh Gabor A., Penguin Books, 1990.

8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU versi ISO

• Prinsip ini berasal dari para ahli Internasional di dalam Technical Committee 176 – Quality Management and Quality Assuransce
• Sebagai dasar dalam merevisi standar ISO 9000:2000
• Dapat digunakan sebagai kerangka kerja ( framework untuk Pedoman Peningkatan Organisasi )

Delapan Prinsip tersebut yaitu :

1. Customer Focused Organisation

2. Leadership

3. Involvement of People

4. Process Aproach

5. System Approach to Management

6. Continual Improvement

7. Factual Approach to Decision Making

8. Mutually Beneficial Supplier-Relationship

Prinsip 1 : CUSTOMER FOCUSED ORGANISATION

( FOKUS PADA PELANGGAN )

Perusahaan tergantung pada pelanggannya, maka haruslah mengerti apa keinginan pelanggan saat itu dan masa yang akan datang.

Temu-kenali apa keperluan pelanggan dan berusahalah untuk memenuhi bahkan melebihi harapan-harapan pelanggan.

( Organizations depend on their customer and therefore should understand current and future needs , meet customer requirements and strive to exeed customer expectations )

Penerapan khusus Prinsip 1 :

- Teliti pahami kebutuhan dan harapan pelanggan

- Pastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan

- Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh organisasi

- Ukur kepuasan pelanggan lalu ambil tindakan dari hasil pengukuran

- Kelola secara sistematis hubungan dengan pelanggan

- Buatlah keseimbangan pendekatan antara kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya seperti : pemilik modal, karyawan, pemasok, masyarakat dan pemerintah.

Prinsip 2 : LEADERSHIP

( KEPEMIMPINAN )

Para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi . Pimpinan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga SDM nya sepenuhnya berdaya-upaya dalam mencapai tujuan / sasaran-sasaran organisasi.

( Leaders establish unity of purpose and direction of the organization . They should create and maintain the internal environment in which people can fully involved in achieving the organization’s objectives ).

Penerapan khusus Prinsip 2 :

- Pertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan , termasuk pelanggan.

- Tetapkan dan jelaskan visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti tujuan .

- Tentukan sasaran dan target yang menantang dan sosialisasikan

- Ciptakan dan sokong nilai-nilai kebersamaan, kejujuran dan model tugas yang etis pada semua level organisasi

- Lengkapi semua orang dengan sumberdaya yang diperlukan ( misalnya : pelatihan sesuai keperluan bidang tugas ), dan beri kebebasan bertindak dengan penuh tanggungjawab.

- Beri semangat kebesaran hati dan pengakuan terhadap konstribusi setiap orang

Prinsip 3 : INVOLVEMENT OF PEOPLE

( Keterlibatan sumberdaya manusia )

Sumberdaya manusia pada semua level ( tingkatan ) adalah faktor penting dari suatu organisasi, dan keterlibatan sepenuhnya dari mereka memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk keuntungan organisasi.

( People at all levels are the essence of an organization and their full involvement enables their abilities to be used for the organization’s benefit )

Penerapan khusus Prinsip 3 :

- Upayakan setiap orang memahami pentingnya konstribusi dan peran mereka

- Upayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung-jawab mereka

- Upayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja mereka dan termotivasi untuk menyelesaikannya

- Ajak setiap orang aktif melihat peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka

- Fasilitasi agar setiap orang bebas berbagi pengetahuan / pengalaman dan berinovasi

- Budayakan agar setiap orang secara terbuka mendiskusikan permasalahan

Prinsip 4 : PROCESS APPROACH

( Pendekatan Proses )

Hasil yang diinginkan tercapai dengan lebih efisien bila aktivitas dan sumber-sumber yang terkait diatur dengan baik sebagai sebuah proses.

( A desire result is achieved more efficiently when related resources and activities are managed as a process )

Penerapan khusus Prinsip 4 :

- Secara sistematis menentukan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan

- Menganalisa dan mengukur kapabilitas aktivitas-aktivitas kunci .

- Mengidentifikasi interface aktivitas-aktivitas kunci di dalam dan di antara fungsi-fungsi organisasi

- Upayakan agar proses lebih singkat dan efektif , tidak berbelit-belit

- Menekankan pada faktor-faktor seperti sumberdaya, metode dan material untuk memperbaiki aktivitas kunci pada organisasi

- Hilangkan birokrasi , serta eliminir fungsi-fungsi organisasi yang tugasnya saling tumpang tindih

- Mengevaluasi resiko, konsekwensi, dan dampak aktivitas pada pelanggan / pemasok ataupun pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

Prinsip 5 : SYSTEM APPROACH TO MANAGEMENT

( Pendekatan Sistem pada Manajemen )

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan suatu system dari proses-proses yang saling terkait, untuk menghasilkan perbaikan-perbaikan yang objektif pada perusahaan dengan efektif dan efisien.

( Identifying, understanding and managing system of interrelated processes for a given objective improves the organization’s effectiveness and efficiency )

Penerapan khusus Prinsip 5 :

- Penyusunan system untuk mencapai sasaran organisasi dengan lebih efektif dan efisien

- Memahami keadaan saling ketergantungan diantara proses-proses pada sistem

- Pendekatan struktur yang harmonis dan integrasi proses-proses , dengan tugas yang tidak saling tumpang tindih

- Memberi pemahaman terbaik pada tugas-tugas / tanggung-jawab yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama, serta mengurangi hambatan lintas fungsional

- Menargetkan dan menentukan bagaimana aktivitas khusus dalam suatu sistem akan beroperasi

Prinsip 6 : CONTINUAL IMPROVEMENT

( Perbaikan yang kontinu )

Perbaikan yang berkesinambungan harus menjadi pekerjaan yang permanen dari organisasi

( Continual Improvement should be a permanent objective of the organization )

Penerapan khusus Prinsip 6 :

- Laksanakan secara konsisten pendekatan organisasi untuk kontinuitas perbaikan performansi

- Sediakan dan kirim SDM untuk pelatihan terhadap metode dan alat perbaikan berkesinambungan

- Laksanakan perbaikan yang kontinu pada produk, proses dan sasaran system

- Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, dan ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan

- Beri penghargaan dan pengakuan terhadap perbaikan

Prinsip 7 : FACTUAL APPROACH TO DECISION MAKING

( Pendekatan factual untuk pengambilan keputusan )

Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan analisa data dan informasi

( Effective decisions are based on the analysis of data and information )

Penerapan khusus Prinsip 7 :

- Pastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dapat dipercaya

- Sediakan data yang dapat diakses oleh yang membutuhkan

- Analisa data dan informasi dengan menggunakan metode yang valid

- Buat keputusan dan ambil tindakan berdasarkan analisis factual, seimbang dengan pengalaman intuisi

Prinsip 8 : MUTUALLY BENEFICAL SUPPLIER RELATIONSHIPS

( Hubungan kerjasama yang saling membutuhkan dengan Supplier )

Perusahaan dan Pemasok nya ( Supplier / Vendor ) adalah saling membutuhkan. Mempunyai kerjasama yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan nilai keberhasilan.

( An organization and its supplier are interdependent, and a mutually beneficial relationship enhance the ability of both to create value )

Penerapan khusus Prinsip 8 :

- Tetapkan hubungan yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan jangka panjang

- Sinergikan keahlian dan sumberdaya secara berpasangan dengan pemasok

- Identifikasi dan pilih pemasok-pemasok kunci

- Susun pengembangan bersama , untuk fleksibilitas dan kecepatan merespon perubahan kebutuhan pasar

- Berikan semangat, dorongan dan penghargaan atas peingkatan dan prestasi pemasok

Prosedur Wajib / Mandatory ISO 9001

Dalam standart ISO9001 : 2000 disebutkan bahwa ada prosedur yang bersifat wajib dibuat oleh organisasi yang lebih sering dikenal sebagai enam prosedur wajib. Prosedur tersebut adalah :

1.   Tinjauan Manajemen (Management Review)

2.   Pengedalian Dokumen

3.   Pengendalian Catatan Mutu

4.   Audit Internal

5.   Pengendalian Produk Tidak Sesuai

6.   Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Prosedur lain yang perlu didokumentasikan diantaranya Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan, Seleksi & Evaluasi Supplier, Pelatihan. Prosedur yang ikut mempengaruhi system manajemen mutu perlu juga ditetapkan, tergantung keadaan organisasi yang bersangkutan.

Hal – hal yang tidak bisa / sulit dilakukan oleh organisasi sebaiknya tidak ditetapkan dalam sebuah prosedur, karena setiap prosedur yang sudah ditetapkan harus dilaksanakan. Jika tidak, maka akan menjadi bahan temuan audit, baik internal maupun eksternal.

Rekaman Mutu Wajib ISO 9001

Rekaman mutu adalah dokumen yang dapat menunjukkan bukti dilaksanakannya suatu pekerjaan. Rekaman mutu dapat berupa formulir (form),  foto, video, atau rekaman data computer (softcopy). Namun lazimnya adalah berupa form. Contohnya form surat permohonan pembelian, form checkseet pemeriksaan mesin, dan sebagainya.  

Telah disebutkan sebelumnya bahwa ada beberapa kegiatan yang diwajibkan memiliki rekaman mutu seperti kegiatan seleksi dan evaluasi supplier, evaluasi kepuasan pelanggan, dan sebagainya.

DOKUMEN YANG MENYATAKAN HASIL YANG DICAPAI ATAU BUKTI TENTANG KEGIATAN YANG TELAH DILAKUKAN

Ø  Rekaman Tinjauan Manajemen

Ø  Rekaman Pendidikan, Pelatihan, Ketrampilan & Pengalaman

Ø  Rekaman realisasi proses dan hasil akhir sesuai persyaratan

Ø  Hasil dari tinjauan persyaratan produk dan tindakannya

Ø  Rekaman Perencanaan perancangan dan pengembangan

Ø  Hasil penilaian dan pemilihan pemasok

Ø  Validasi proses produksi dan penyediaan jasa

Ø  Identifikasi yang unik dan mampu telusur

Ø  Laporan kehilangan, kerusakan dari kepemilikan pelanggan

Ø  Hasil kalibrasi-verifikasi sarana pengukuran & pemantauan

Ø  Rekaman audit internal

Ø  Rekaman kesesuaian produk dengan kriteria keberterimaan

Ø  Rekaman ketidaksesuaian, tindakan berikutnya & konsesi

Ø  Hasil Tindakan Koreksi

Ø  Hasil Tindakan Pencegahan